Мини-АТС  и  средства связи

Цифровые многоканальные системы серии «СПРУТ-7». Применение.

Типовые задачи, решаемые системой записи разговоров


Цифровые многоканальные системы серии СПРУТ-7. Применение

«Спрут-7» и безопасность

Подавляющее большинство современных российских компаний начинали свою деятельность практически «с нуля». На первых порах их работа была организована по «семейному» принципу, позволившему наладить эффективную работу благодаря доверительным отношениям внутри коллектива. Однако с ростом компании этот принцип работает все хуже, поскольку собственники компании, «поднявшие» ее, вынуждены фактически все время тратить на организацию управления внутри компании в ущерб стратегическим вопросам. Выход из такой ситуации известен и достаточно очевиден – нанять команду профессиональных управленцев и возложить на них решение оперативных вопросов.

Однако на этом пути возникают другие проблемы. Во-первых, общий дефицит в стране квалифицированных управленческих кадров и, как следствие, достаточно высокая вероятность привлечения людей, не обладающих нужными знаниями и опытом. Во-вторых, потенциальная нелояльность нанятого персонала, которая в перспективе может обернуться переходом всего бизнеса в чужие руки.

Для снижения указанных рисков необходимо обеспечить более плотный контроль работы управленческого звена. Поскольку в наш информационный век подавляющее большинство функций по управлению предприятием осуществляется с использованием тех или иных каналов связи (телефонные линии и т.п.), то можно с большой долей уверенности утверждать, что полный контроль каналов связи компании позволяет следить практически за всей ее деятельностью. А поскольку поток информации в этих каналах достаточно велик, то очевидна необходимость использования автоматизированных средств ее регистрации, базирующихся на современных компьютерных технологиях и интегрируемых в глобальную информационную систему предприятия. Именно таким средством и является комплекс «Спрут-7».

В последние годы четко прослеживается тенденция осознания предприятиями правильности описанного подхода, – в большинстве крупных компаний создаются отделы, основной функцией которых является контроль лояльности персонала, а так же защита коммерческой тайны и профилактика ее утечки. Использование такой систему, как «Спрут-7», позволяет автоматизировать работу подобных отделов и сделать ее максимально эффективной.

Возможности комплекса «Спрут-7» позволяют осуществлять глобальный контроль каналов связи компании, используя минимальные силы и средства. Благодаря этому в небольших компаниях описанные выше задачи по обеспечению безопасности бизнеса могут решаться непосредственно самим собственником или его доверенным лицом.

Стоит отметить, что «Спрут-7» при умелом использовании позволяет решить весьма широкий круг и других задач по укреплению безопасности предприятия, невнимание к которым может в перспективе привести к ощутимым убыткам. Это, в частности, регистрация номера и голоса злоумышленников при звонках с угрозами и шантажем, фиксация устных договоренностей для предотвращения их последующего неправильного толкования и многое другое.


«Спрут-7» и контроль качества обслуживания

Как известно, «дикая» стадия развития бизнеса в России закончилась, и налицо переход к цивилизованным формам, подразумевающим наличие серьезной конкуренции. Практически в каждом сегменте рынка присутствует достаточное количество предприятий, заинтересованных в охвате возможно большей его доли. В этих условиях важное и зачастую решающее значение в получении конкурентных преимуществ играет качество обслуживания клиентов компании. Следствием работы некомпетентного или необученного персонала может быть потеря части рынка, а в худшем случае и банкротство компании.

Одним из немногих эффективных средств, которое может быть применено руководством компании для профилактики такого развития событий, является контроль телефонных линий, используемых персоналом для общения с клиентами, с помощью комплекса «Спрут-7». При этом достигается решение сразу нескольких задач, таких, как контроль качества и компетентности предоставляемых клиентам консультаций, предотвращение использования сотрудниками телефонных линий компании в личных целях, проверка степени участия менеджеров, получающих проценты с продажи, в этих продажах и т.д.

Возможности комплекса «Спрут-7» позволяют осуществлять контроль телефонных линий, обслуживающих какое-либо подразделение компании, непосредственно руководством подразделения. Благодаря этому может быть достигнута исключительная оперативность устранения недостатков и принятия организационных мер в отношении работы персонала.


Использование комплекса "Спрут-7" на мероприятиях

Многие совещания, конференции и другие мероприятия должны стенографироваться и храниться на бумаге. Использование комплекса "Спрут-7" позволяет легко решить проблему стенографирования. В этом случае стенографистке не обязательно присутствовать на заседании. После его окончания достаточно прослушать записанную данным комплексом информацию и сделать распечатку. Это особенно актуально в том случае, когда производится одновременно большое количество мероприятий либо они носят длительный характер (например, заседания Государственной Думы или правительства областей, городов; переговоры в коммерческих организациях).


Офисы компаний и предприятий

В офисе комплекс записи "Спрут-7" способен работать как многоканальный автоответчик с возможностью приема факсов. Автоответчик может работать по расписанию, принимать входящий звонок, выдавать настраиваемое пользователем приветствие и записывать не только голосовые сообщения, но и принимать факсы, сохраняя их в одной базе данных. Сохраненные факсы и сообщения могут быть экспортированы из базы данных в обычные голосовые файлы и растровые рисунки в bmp-формате. Если пользователь снял трубку раньше автоответчика, то, в соответствии с настройками, автоответчик может либо записывать, либо не записывать разговор.

В этом случае нет необходимости расходовать бумагу в факсимильном аппарате, поскольку вся информация будет сохранена в базе данных комплекса "Спрут-7", и ее можно будет в любой момент просмотреть, распечатать или удалить. Особенно это актуально для тех организаций, где имеет место большой объем принимаемых факсов. Кроме того, автоответчик может использоваться как автоинформатор на многоканальных телефонных линиях.


Использование комплекса в работе различных служб и организаций, занимающихся приемом заказов или объявлений по телефону

Комплекс "Спрут-7" может работать в качестве автоответчика в организациях, где существует большой объем звонков, но при этом звонки не требуют обязательного вмешательства человека-оператора. В таком случае оператору достаточно периодически просматривать базу данных, чтобы отследить поступление новых сообщений, записанных комплексом.

Например, организация занимается приемом заявок по телефону. Автоответчик извещает абонента, какую информацию тот должен сообщить, чтобы его заявление было принято. Абоненты оставляют сообщения, которые оперативно просматривает один или несколько операторов. В данном случае экономится время сотрудников, автоматизируется и ускоряется рабочий процесс.


Диспетчерские и диктофонные центры, аварийно-спасательные и муниципальные службы

Принцип постоянной готовности аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований к оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации и проведению работ по их ликвидации предъявляет особые требования к аварийно-спасательным средствам, в том числе к системам регистрации поступающих сообщений.

С момента поступления запроса о помощи до непосредственного проведения комплекса аварийно-спасательных, поисково-спасательных работ или работ по ликвидации медико-санитарных последствий чрезвычайных ситуаций счет ведется на доли секунд. От возможности повторного прослушивания записи входящего сообщения и оценки достоверности поступившей информации зачастую зависит весь комплекс аварийно-спасательных работ и жизнь людей.

Современные многоканальные комплексы записи «Спрут» являются оптимальным решением для работы аварийно-спасательных служб и муниципальных служб.

Комплекс записи «Спрут» призван обеспечивать высокую эффективность и продуктивность проводимых работ, способны вести запись неограниченного количества и типов каналов. Вся поступающая информация автоматически обрабатывается и размешается в Базе Данных фонограмм вместе с ассоциированными данными (номер абонента, время и длительность сеанса связи и т.п.), что в комплексе с цифровым технологиями обработки информации позволяет:

  • вести быстрый поиск конкретной записи;
  • передавать критически важную информацию другим службам мгновенно;
  • осуществлять мгновенный доступ к любому участку записи;
  • сортировать данные и формировать выборку из записей по заданному критерию;
  • компактно размещать данные, что позволяет хранить огромные массивы данных;
  • создавать и размещать архивы данных на внешних носителях для долгосрочного ответственного хранения;
  • мгновенно передавать критически важную информацию другим подразделениям.

Диктофонный центр в медицинских учреждениях

В медицинских учреждениях, которые имеют несколько отделений, много времени уходит на подготовку выписок для пациентов. Для того чтобы подготовить выписку, используются диктофонные центры. Эти подразделения, включают в себя несколько диктофонных панелей (к ним подключены телефонные линии).

Штат стенографисток расшифровывает записанные на диктофонные кассеты сообщения. Стенографистки занимаются обработкой записанных сообщений только после того, как закончится кассета в диктофонной панели, поэтому процесс выписки растягивается на несколько часов. Кроме того, при использовании дорогостоящих диктофонных панелей возникают проблемы стыковки телефонных линий с диктофонными панелями, их обслуживания и многие другие.

Использование комплекса "Спрут-7" в медицинских учреждениях позволяет:

  • исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;
  • обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;
  • исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;
  • уменьшить затраты на закупку оборудования для диктофонного центра – стоимость одного канала при использовании комплекса "Спрут-7" существенно меньше, чем стоимость одного канала, реализованного на базе специализированного диктофона;
  • исключить крупные затраты на увеличение количества каналов – надо просто установить в компьютер дополнительную плату записи. При этом не надо повторно решать проблемы, связанные с подключением телефонных линий к диктофонной панели и тратить на это дополнительные деньги;
  • исключить необходимость выделения пространства для хранения записанных диктофонных кассет – стандартный жесткий диск на 40 Гбайт способен обеспечить хранение данных, накопленных за несколько месяцев (6 Мбайт непрерывной записи в течение часа на один канал);
  • исключить затраты на закупку кассет и обслуживание диктофонных панелей;
  • значительно ускорить процесс оформления выписок.

Использование комплекса "Спрут-7" в работе руководства и служб безопасности

Если "Спрут-7" используется для записи собственных разговоров, то пользователь имеет возможность записывать только те сеансы, которые ему действительно важны или исключить запись ненужных сеансов. Сделать это можно, используя DTMF-набор с клавиатуры телефона. Речь идет не только о возможности "записать" или "не записать" конкретный телефонный разговор. Набрав определенную комбинацию на телефоне, можно занести сведения о сеансе в базу данных с заранее заданным комментарием, соответствующим набранной комбинации, отметить его как важный или просто сохранить информацию о звонке без ненужных голосовых данных.

Например, в организацию, где используется система записи, поступает звонок с угрозой, который нужно сохранить в базе данных таким образом, чтобы сотрудник службы безопасности мог легко и быстро его найти. Оператора, принимающего звонки, необходимо проинструктировать, что если разговор по телефону представляет интерес для службы безопасности, нужно, не кладя трубку (даже если абонент на другом конце завершил соединение), набрать со своего телефона определенную комбинацию цифр в тональном режиме. В этом случае сеанс будет сохранен с необходимой пометкой или заданным пользователем текстовым комментарием о том, что данный разговор содержит важную информацию. Используя возможность управления записью сеансов при помощи DTMF-набора, пользователь может в процессе записи текущего сеанса определять, должен быть записан данный разговор или нет, каким образом он должен быть сохранен в базе данных, и другие условия.


Общий вариант применения «Спрут-7»

Платы и ПО, входящие в состав комплекса, устанавливаются в компьютер, называемый сервером записи. К плате подключаются контролируемые телефонные линии, а к компьютеру – локальная сеть предприятия. Среди сотрудников отдела безопасности назначаются ответственные за обработку записываемой информации, на компьютеры этих сотрудников устанавливается ПО обработки из состава комплекса. Для этих сотрудников средствами комплекса должны быть запрещены полномочия, не относящиеся к их компетенции (например, стирание и удаление информации). Кроме того, должен быть определен архивный накопитель со сменными носителями, на который будет переноситься информация, требующая долговременного хранения, и назначен сотрудник, ответственный за своевременную смену архивных дисков и ведение их каталога. Проведение указанных мероприятий обеспечивает возможность непрерывного контроля всех переговоров в подключенных к комплексу телефонных линиях.

При небольшом количестве контролируемых линий описанная структура может быть существенно упрощена. В частности, в качестве сервера записи может использоваться любой компьютер компании – ПО комплекса будет работать в фоновом режиме «незаметно» для других задач. На этом же компьютере может проводиться и обработка записанной информации, при этом использование локальной сети не обязательно. Также при относительно небольшом объеме записанной аудиоинформации необязательно применение архивного накопителя, поскольку удаление обработанной информации может производиться быстрее, чем поступление новой.




Популярные товары


Рекомендованные статьи

Выбрать нужную вещь всегда непросто. А выбрать сложное техническое устройство, каким является АТС из множества других, обладающих примерно одинаковыми потребительскими свойствами, непросто вдвойне. В таких условиях на первый план выходят конкретные задачи, которые должна будет решать мини-АТС в данном конкретном месте. Читать дальше
В последнее время IP телефония уверенно входит в сферу корпоративной связи, причем наблюдается большой рост интереса к IP телефонии со стороны компаний малого и среднего бизнеса. Но поскольку эта технология относительно молодая, у многих потенциальных заказчиков до сих пор нет четкого представления о том, какую пользу IP телефония может принести именно их компании. Читать дальше
Как часто Вам приходиться выбирать мини-АТС? Рискнем предположить, что Вы не занимаетесь этим регулярно. Поэтому, скорее всего вопросы подбора нужного оборудования, комплектации его всем необходимым, технические нюансы – все это лежит вне сферы Вашей основной деятельности. В таком случае вполне логично отправить запрос компаниям, профессионально занимающимся продажей и установкой мини-АТС. Читать дальше
На Российском рынке представлено несколько систем записи телефонных разговоров. Все они (по крайней мере самые распространенные) отечественного производства. Попробуем сравнить наиболее известные. По каким критериям выбирать систему записи разговоров? Для большинства покупателей вопрос цены не является второстепенным. По этому критерию системы записи можно разделить на 2 ценовых группы. Читать дальше
В связи с большим интересом к вопросу "а что же такое ISDN" попробуем сначала ответить на него максимально простым и понятным языком. Если ответить кратко что такое ISDN - то это многоканальный телефон с высоким качеством речи и дополнительными услугами (например определение номера звонящего). Читать дальше